Tutto quello che devi sapere su come realizzare un evento

Ideazione, gestione e pubblicizzazione di un evento. Tutto quello che devi sapere su come realizzare qualsiasi tipologia di evento.

Cara lettrice e caro lettore, in questo post ti racconterò un’esperienza di lavoro che ho vissuto nel campo degli eventi.
Come sempre cercherò di condividerti un mio sapere per darti la possibilità di emanciparti nelle tue future ideazioni e produzioni.

Quello che ti racconterò in questo post riguardo l’evento “Ven a veda”, “vieni a vedere“, tradotto dal dialetto romagnolo.

Assieme alle associazioni di categoria di Cattolica fra le quali, nelle vesti di capofila, CNA, io e i miei collaboratori ci siamo tuffati nell’esperienza della creazione, gestione e pubblicizzazione dell’evento.

L’evento è nato dall’esigenza di “rivitalizzare” il centro storico di Cattolica, quindi dare ad esso la scintilla.

I beneficiari di tale iniziativa sono stati i commercianti dell’associazione Flaminia di Cattolica.

 

Come si costruisce un evento: i presupposti

Già da queste pochissime informazioni, emergono due informazioni cruciali:

• la possibilità di risolvere problematiche sociali, culturali, economiche grazie agli eventi;
• cercare l’appoggio di associazioni di categoria per andare ad intercettare, ad esempio, i finanziamenti utili a migliorare gli happening. 

Facciamo un passo indietro. L’esigenza che l’associazione Flaminia e CNA avevano evidenziato era appunto quella di dare nuova linfa al centro storico di Cattolica a favore dei cittadini, ma non solo, anche alle attività commerciali.

La sfida di riportare le persone nel centro storico ci ha galvanizzato soprattutto perché, da cittadini di Cattolica, io ed i miei collaboratori abbiamo visto il lento abbandono di quel luogo da parte sia dei cittadini, sia dei vari attori come pubblica amministrazione e aziende.

La fase di ideazione di un evento

Con l’incarico in mano, parte la prima fase, quella creativa.

Fermento di idee: ipotizziamo il centro storico come grande labirinto dove proporre happening culturali; contattiamo la super Teresa Romolo per proporre il suo bellissimo format Fotomaratona (al quale partecipai come videomaker dell’evento), annoveriamo nella nostra short list anche l’Escape room del funambolico Valerio Bamberga.

Ipotizzammo anche l’arrivo del guinness dei primati perché avevamo lanciato l’idea della più grande bip del mondo (non è bene dirlo perché magari la sfida la riproporrò in altra sede)… Proponemmo anche altri 10 happening, ma per non annoiarti troppo mi fermo qui.

Quando presentammo le idee all’associazione, il direttivo dovette scegliere, e si scelse la rassegna cinematografica, tema animazione, con tre film di Miyazaki.

Anche per scegliere i tre film, fra me, Sabrina, Andrea e Mattia, si scelse la via del brainstorming “spinto”… c’è chi ipotizzava Fantozzi, chi lo Squalo… Alla fine ha però vinto anche il target di riferimento ossia la famiglia, e i film di Miyazaki mettevano tutti d’accordo, sia i grandi che i piccini!

Altra tappa obbligatoria per la realizzazione di un evento: la fase creativa.

La tendenza è sempre quella di proporre solamente le solite cose; le sessioni di brainstorming permettono di:

• dare libertà di parola a tutti gli attori dell’organizzazione;
• valutare tutte le opportunità ;
• generare idee innovative.

Ed ora che si fa? 

In un evento ci sono tantissime fasi da considerare, prevedere e gestire.

 

La pianificazione organizzativa – Identificazione della location e delle date

Identificammo così il luogo e le date. 

La location naturale per ospitare l’evento fu la piazza del mercato coperto di Cattolica, predisposta già per i concerti, era (ed è) dotata di una buona acustica e strategicamente efficace perchè proprio nel centro storico.

Le tre date del 19-20 e 21 Agosto le proponemmo attaccate soprattutto perchè affittammo dall’Amplilux un proiettore 2k potentissimo da non ricordo quanti lumen, ma tanti tanti e il telone 6x3mt; per non parlare delle due coppie di casse acustiche che durante le prove del suono le vibrazioni arrivarono fino a Zion (ogni riferimento a Matrix è voluto).

Il beneficio di tale scelta fu, durante le tre serate, lampante: si vedeva benissimo anche fino alle scale presenti nella coda della piazza (ossia a circa 70mt).

 

La bellezza estetica e la memorabilità: il lasciapassare di un evento

Lavorando nel cinema volevo dare risalto anche all’impatto estetico dell’evento, che non è mai di secondaria importanza!

Non è finita qui!!! Per dare all’evento un alto indice di memorabilità, predisponemmo circa 50 mq di erba vera, distribuita da noi quattro la mattina del 19 nella parte anteriore della platea; tale area l’avevamo prevista per i bimbi, per dare loro la possibilità di star seduti, sdraiati o in qualsiasi altro modo comodo e giocoso davanti a quei magici colori, luci e suoni dei film.

Oltre alla mini platea verde, circoscrivemmo l’area con diverse aiuole verdi alte circa 2mt per dare ancora di più la sensazione di vivere sì un evento cinematografico, ma non solo… A cucire quest’ultimo aspetto collocammo nell’ingresso della piazza una sorta di Guest tree book, un albero sul quale i bambini potevano appendere i loro desideri.

Come vedi anche una “semplice” rassegna cinematografica può essere customizzata, rendendola un’esperienza unica.

Avremmo potuto anche dotarci di uno schermo di 3 metri, un proiettore HD, delle casse acustiche mediocri… Questo capita a volte nelle rassegne, ma non durante il Ven a Veda. I dettagli fanno la differenza nella memoria emotiva di chi ha partecipato.

 

La temibile fase amministrativa di un evento

Terminata la fase progettuale, arriva quella amministrativa, dove solitamente bisogna fare chilometri e chilometri all’interno degli uffici pubblici per venire edotti riguardo le procedure da seguire per il corretto svolgimento dell’evento.

Penso che in quel periodo vedevo più i funzionari del SUAP che me stesso allo specchio… e riguardo questa fase non c’è altro da dire!

La conoscenza maturata negli anni nella produzione visiva tramite grafica, fotografia e video mi ha dato la possibilità di gestire anche la fase promozionale dell’evento, sempre ovviamente collaborando con Sabrina, Andrea e Mattia.

Anche in questa fase i brainstorming furono incessanti perché ripeto, la volontà era quella di dare a Cattolica un evento memorabile ma anche creare un’alta aspettativa attorno ad esso.

Se qualcuno mi chiedesse:

“Cosa vendi Giuseppe?”

io non risponderei video, foto, eventi… risponderei:

“Quello che un video, una foto o un evento ti fanno provare!”

Ammappate che frase tosta!!! Non è che voglio fare quello che se la tira, ma vendo proprio quello, ossia cercare di provocare reazioni emotive sia negli spettatori, ma anche nel mio cliente!

 

Coinvolgere chi richiede l’evento: la fase pubblicitaria

Come ci sono riuscito? Anzitutto coinvolgendo i beneficiari dell’evento quindi i commercianti dell’associazione Flaminia, che hanno partecipato all’evento in modo festoso, creando quasi un evento nell’evento.

Grazie al palcoscenico del teatro Snaporaz di Cattolica, infatti abbiamo realizzato il set per le fotografie coordinato da me e Mattia ed ibridate con gli interventi illustrativi di Sabrina.

Tali fotografie facevano parte della proposta pubblicitaria lanciata sui social, utile appunto a promuovere l’evento.

La proposta venne lanciata sui social accompagnata dall’iniziativa #indovinailfilm, volevamo infatti mettere anche lo spettatore al centro del progetto di comunicazione dandogli la possibilità di tentare la sorte indovinando il film rappresentato dai commercianti…

Ecco di seguito 5 dei 12 prodotti fotografici realizzati.

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La produzione pubblicitaria – I video promozionali dell’evento

Oltre alla fotografia, la fase di promozione ha visto anche la produzione di 6 contenuti video.

In questo caso abbiamo usato il format parodistico sempre con tema cinematografia.
Abbiamo infatti parodizzato sia scene famose, sia maschere famose del cinema.

Ecco quattro esempi. Quello nel secondo video sono io!

Come hai potuto vedere, nelle mie produzioni l’acquirente non compra solo la promozione di un evento, prodotto o servizio che sia, “compra” anche stati d’animo, divertimento, soprattutto. Infatti cerco sempre di intrattenere grazie ad esso, piuttosto che elencare caratteristiche noiosissime per tentare appunto la vendita.

Appunto anche negli eventi bisogna vendere il servizio, considerando poi che d’estate ci sono tanti eventi cinematografici e la richiesta era quella di far vivere ai cattolichini delle esperienze in città.

Ulteriori prodotti più coinvolgenti lato social furono i time lapse e hyper lapse:

Ultimo, ma non per ordine d’importanza, il manifesto ufficiale dell’evento.

Quando arriva il giorno dell’evento: i dettagli dell’organizzazione

Destinare risorse economiche e produttive alla fase pubblicitaria può determinarne il successo o la catastrofe: come per tutti i prodotti e servizi, la pubblicità può migliorare il feeling fra emittente e spettatore anche per un evento.

Vien da sé che se un evento è poi nuovo, serviranno ancora più sforzi; se nel tempo l’evento prende piedi, come si suol dire si pubblicizzerà quasi da solo.

Una volta terminate tutte le fasi elencate… arriva l’evento 🙂

Come detto precedentemente, curammo anche tutto l’allestimento (platea green, aiuole separatrici, albero dei desideri, affiancamento al service per la valutazione sonora e visiva) e fummo presenti ovviamente durante l’evento per il coordinamento “dietro le quinte” per i vari timing sulla presentazione, proiezione del film, fotografia di scena per il post evento, interazione nella fase di chiusura evento zona albero desideri; un plauso va anche alla formidabile anchor woman Diana Saponara che ha creato l’unione magica fra la sala e i film.

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Organizzazione eventi – Gli imprevisti

Tutto questo è stata la mia prima esperienza nel settore eventi.

L’associazione Flaminia, anche grazie all’evento realizzato, si è presa in carico la rinascita del centro cittadino di Cattolica; la risposta della cittadinanza non si è fatta attendere: i primi due giorni la piazza è stata piena, il terzo, complice la nuvola di Fantozzi ehm… un temporale estivo abbattutosi nel tardo pomeriggio, ha visto calare un poco le presenze.

L’amministrazione pubblica rimase talmente sorpresa dalla fase pubblicitaria che ci diede la gestione del main event per l’estate successiva, quella del 2017… Ed il main event estivo della riviera romagnola è la Notte Rosa.

Ora la mia parte di condivisione l’ho fatta, sarebbe magnifico se tu condividessi le tue idee riguardo quanto esposto, che ne dici?

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