Come realizzare un evento

Ideazione, gestione e pubblicizzazione di un evento. Tutto quello che devi sapere su come realizzare qualsiasi tipologia di evento.

Cara lettrice e caro lettore, in questo post ti racconterò un’esperienza di lavoro che ho vissuto nel campo degli eventi.
Come sempre cercherò di condividerti un mio sapere per darti la possibilità di emanciparti nelle tue future ideazioni e produzioni.

Quello che ti racconterò in questo post riguardo l’evento “Ven a veda”, “vieni a vedere“, tradotto dal dialetto romagnolo.

Assieme alle associazioni di categoria di Cattolica fra le quali, nelle vesti di capofila, CNA, io e i miei collaboratori ci siamo tuffati nell’esperienza della creazione, gestione e pubblicizzazione dell’evento.

L’evento è nato dall’esigenza di “rivitalizzare” il centro storico di Cattolica, quindi dare ad esso la scintilla.

I beneficiari di tale iniziativa sono stati i commercianti dell’associazione Flaminia di Cattolica.

 

Come si costruisce un evento: i presupposti

Già da queste pochissime informazioni, emergono due informazioni cruciali:

  • la possibilità di risolvere problematiche sociali, culturali, economiche grazie agli eventi;
  • cercare l’appoggio di associazioni di categoria per andare ad intercettare, ad esempio, i finanziamenti utili a migliorare gli happening. 

Facciamo un passo indietro. L’esigenza che l’associazione Flaminia e CNA avevano evidenziato era appunto quella di dare nuova linfa al centro storico di Cattolica a favore dei cittadini, ma non solo, anche alle attività commerciali.


La sfida di riportare le persone nel centro storico ci ha galvanizzato soprattutto perché, da cittadini di Cattolica, io ed i miei collaboratori abbiamo visto il lento abbandono di quel luogo da parte sia dei cittadini, sia dei vari attori come pubblica amministrazione e aziende.

La fase di ideazione di un evento

Con l’incarico in mano, parte la prima fase, quella creativa.

Fermento di idee: ipotizziamo il centro storico come grande labirinto dove proporre happening culturali; contattiamo la super Teresa Romolo per proporre il suo bellissimo format Fotomaratona (al quale partecipai come videomaker dell’evento), annoveriamo nella nostra short list anche l’Escape room del funambolico Valerio Bamberga.

Ipotizzammo anche l’arrivo del guinness dei primati perché avevamo lanciato l’idea della più grande bip del mondo (non è bene dirlo perché magari la sfida la riproporrò in altra sede)… Proponemmo anche altri 10 happening, ma per non annoiarti troppo mi fermo qui.

Quando presentammo le idee all’associazione, il direttivo dovette scegliere, e si scelse la rassegna cinematografica, tema animazione, con tre film di Miyazaki.

Anche per scegliere i tre film, fra me, Sabrina, Andrea e Mattia, si scelse la via del brainstorming “spinto”… c’è chi ipotizzava Fantozzi, chi lo Squalo… Alla fine ha però vinto anche il target di riferimento ossia la famiglia, e i film di Miyazaki mettevano tutti d’accordo, sia i grandi che i piccini!


Altra tappa obbligatoria per la realizzazione di un evento: la fase creativa.

La tendenza è sempre quella di proporre solamente le solite cose; le sessioni di brainstorming permettono di:

  • dare libertà di parola a tutti gli attori dell’organizzazione;
  • valutare tutte le opportunità ;
  • generare idee innovative.

Ed ora che si fa? 

In un evento ci sono tantissime fasi da considerare, prevedere e gestire.

 

La pianificazione organizzativa – Identificazione della location e delle date

Identificammo così il luogo e le date. 

La location naturale per ospitare l’evento fu la piazza del mercato coperto di Cattolica, predisposta già per i concerti, era (ed è) dotata di una buona acustica e strategicamente efficace perchè proprio nel centro storico.

Le tre date del 19-20 e 21 Agosto le proponemmo attaccate soprattutto perchè affittammo dall’Amplilux un proiettore 2k potentissimo da non ricordo quanti lumen, ma tanti tanti e il telone 6x3mt; per non parlare delle due coppie di casse acustiche che durante le prove del suono le vibrazioni arrivarono fino a Zion (ogni riferimento a Matrix è voluto).

Il beneficio di tale scelta fu, durante le tre serate, lampante: si vedeva benissimo anche fino alle scale presenti nella coda della piazza (ossia a circa 70mt).

 

La bellezza estetica e la memorabilità: il lasciapassare di un evento

Lavorando nel cinema volevo dare risalto anche all’impatto estetico dell’evento, che non è mai di secondaria importanza!

Non è finita qui!!! Per dare all’evento un alto indice di memorabilità, predisponemmo circa 50 mq di erba vera, distribuita da noi quattro la mattina del 19 nella parte anteriore della platea; tale area l’avevamo prevista per i bimbi, per dare loro la possibilità di star seduti, sdraiati o in qualsiasi altro modo comodo e giocoso davanti a quei magici colori, luci e suoni dei film.


Oltre alla mini platea verde, circoscrivemmo l’area con diverse aiuole verdi alte circa 2mt per dare ancora di più la sensazione di vivere sì un evento cinematografico, ma non solo… A cucire quest’ultimo aspetto collocammo nell’ingresso della piazza una sorta di Guest tree book, un albero sul quale i bambini potevano appendere i loro desideri.


Come vedi anche una “semplice” rassegna cinematografica può essere customizzata, rendendola un’esperienza unica.

Avremmo potuto anche dotarci di uno schermo di 3 metri, un proiettore HD, delle casse acustiche mediocri… Questo capita a volte nelle rassegne, ma non durante il Ven a Veda. I dettagli fanno la differenza nella memoria emotiva di chi ha partecipato.

 

La temibile fase amministrativa di un evento

Terminata la fase progettuale, arriva quella amministrativa, dove solitamente bisogna fare chilometri e chilometri all’interno degli uffici pubblici per venire edotti riguardo le procedure da seguire per il corretto svolgimento dell’evento.

Penso che in quel periodo vedevo più i funzionari del SUAP che me stesso allo specchio… e riguardo questa fase non c’è altro da dire!


La conoscenza maturata negli anni nella produzione visiva tramite grafica, fotografia e video mi ha dato la possibilità di gestire anche la fase promozionale dell’evento, sempre ovviamente collaborando con Sabrina, Andrea e Mattia.

Anche in questa fase i brainstorming furono incessanti perché ripeto, la volontà era quella di dare a Cattolica un evento memorabile ma anche creare un’alta aspettativa attorno ad esso.


Se qualcuno mi chiedesse:

“Cosa vendi Giuseppe?”

io non risponderei video, foto, eventi… risponderei:

“Quello che un video, una foto o un evento ti fanno provare!”

Ammappate che frase tosta!!! Non è che voglio fare quello che se la tira, ma vendo proprio quello, ossia cercare di provocare reazioni emotive sia negli spettatori, ma anche nel mio cliente!

 

Coinvolgere chi richiede l’evento: la fase pubblicitaria

Come ci sono riuscito? Anzitutto coinvolgendo i beneficiari dell’evento quindi i commercianti dell’associazione Flaminia, che hanno partecipato all’evento in modo festoso, creando quasi un evento nell’evento.

Grazie al palcoscenico del teatro Snaporaz di Cattolica, infatti abbiamo realizzato il set per le fotografie coordinato da me e Mattia ed ibridate con gli interventi illustrativi di Sabrina.

Tali fotografie facevano parte della proposta pubblicitaria lanciata sui social, utile appunto a promuovere l’evento.

La proposta venne lanciata sui social accompagnata dall’iniziativa #indovinailfilm, volevamo infatti mettere anche lo spettatore al centro del progetto di comunicazione dandogli la possibilità di tentare la sorte indovinando il film rappresentato dai commercianti…

Ecco di seguito 5 dei 12 prodotti fotografici realizzati.

La produzione pubblicitaria – I video promozionali dell’evento

Oltre alla fotografia, la fase di promozione ha visto anche la produzione di 6 contenuti video.

In questo caso abbiamo usato il format parodistico sempre con tema cinematografia.
Abbiamo infatti parodizzato sia scene famose, sia maschere famose del cinema.

Ecco quattro esempi. Quello nel secondo video sono io!


Come hai potuto vedere, nelle mie produzioni l’acquirente non compra solo la promozione di un evento, prodotto o servizio che sia, “compra” anche stati d’animo, divertimento, soprattutto. Infatti cerco sempre di intrattenere grazie ad esso, piuttosto che elencare caratteristiche noiosissime per tentare appunto la vendita.

Appunto anche negli eventi bisogna vendere il servizio, considerando poi che d’estate ci sono tanti eventi cinematografici e la richiesta era quella di far vivere ai cattolichini delle esperienze in città.


Ulteriori prodotti più coinvolgenti lato social furono i time lapse e hyper lapse:


Ultimo, ma non per ordine d’importanza, il manifesto ufficiale dell’evento.

Quando arriva il giorno dell’evento: i dettagli dell’organizzazione

Destinare risorse economiche e produttive alla fase pubblicitaria può determinarne il successo o la catastrofe: come per tutti i prodotti e servizi, la pubblicità può migliorare il feeling fra emittente e spettatore anche per un evento.

Vien da sé che se un evento è poi nuovo, serviranno ancora più sforzi; se nel tempo l’evento prende piedi, come si suol dire si pubblicizzerà quasi da solo.


Una volta terminate tutte le fasi elencate… arriva l’evento 🙂

Come detto precedentemente, curammo anche tutto l’allestimento (platea green, aiuole separatrici, albero dei desideri, affiancamento al service per la valutazione sonora e visiva) e fummo presenti ovviamente durante l’evento per il coordinamento “dietro le quinte” per i vari timing sulla presentazione, proiezione del film, fotografia di scena per il post evento, interazione nella fase di chiusura evento zona albero desideri; un plauso va anche alla formidabile anchor woman Diana Saponara che ha creato l’unione magica fra la sala e i film.

Organizzazione eventi – Gli imprevisti

Tutto questo è stata la mia prima esperienza nel settore eventi.

L’associazione Flaminia, anche grazie all’evento realizzato, si è presa in carico la rinascita del centro cittadino di Cattolica; la risposta della cittadinanza non si è fatta attendere: i primi due giorni la piazza è stata piena, il terzo, complice la nuvola di Fantozzi ehm… un temporale estivo abbattutosi nel tardo pomeriggio, ha visto calare un poco le presenze.

L’amministrazione pubblica rimase talmente sorpresa dalla fase pubblicitaria che ci diede la gestione del main event per l’estate successiva, quella del 2017… Ed il main event estivo della riviera romagnola è la Notte Rosa.


Ora la mia parte di condivisione l’ho fatta, sarebbe magnifico se tu condividessi le tue idee riguardo quanto esposto, che ne dici?

I modi per farlo li conosci: puoi commentare questo articolo, oppure puoi condividerlo sui tuoi social, magari taggandomi, e far partire in quei luoghi la conversazione.

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Ultima frase, lo giuro: contattami se vuoi saperne di più, è gratis! 🙂 

Problem solving marketing

Indice

 

Ciao e benvenuto nel mio blog.
Solitamente vado subito al centro dell’argomento per farti capire di cosa stiamo parlando ed anche questa volta andrà così. 🙂

Oggi parleremo di qualcosa che esiste, ma non esiste come definizione nell’ambito delle strategie di marketing.
Parleremo della cazzimma e di come è assolutamente necessario che anche nel marketing si possa sfruttare.

Se sei campano, sicuramente sai cos’è la cazzimma; per chi non è napoletano cito Pino Daniele:

“Designa la furbizia accentuata, la pratica costante di attingere acqua per il proprio mulino, in qualunque momento e situazione, magari anche sfruttando i propri amici più intimi, i propri parenti […].
È l’attitudine a cercare e trovare, d’istinto, sempre e comunque, il proprio tornaconto, dai grandi affari o business fino alle schermaglie meschine per chi deve pagare il pranzo o il caffè”

P. Daniele, Storie e poesie di un mascalzone latino, Napoli, Pironti, 1994, pp. 52-53

E la domanda sorge spontanea: che c’entra la furbizia nel marketing?!?
Ti faccio un esempio.

Problem solving per un panino: Nathan’s Hot Dog Eating Contest

Nathan's Hot Dog Eating Contest

Lui è Takeru Kobayashi e la sua storia non ha niente a che vedere con le strategie di marketing perché è un mangiatore di hot dog.
Nel 2001 immaginiamoci Takeru che lascia tutti, ma dico tutti a bocca aperta mentre la sua no: è intento infatti a sbaragliare ogni record di New York.
Argomento hot dog!
Ma che sto dicendo?
A New York dal 1916 si svolge una competizione chiamata Nathan’s Hot Dog Eating Contest, la gara più famosa di hot dog della città e funziona in questo modo: ogni concorrente ha a disposizione 12 minuti per mangiare più hot dog possibili e l’unica cosa che viene concessa loro è l’acqua, nient’altro.
Fino al 2001 il record era di 25 hot dog, che sono già un botto perchè io in 12 minuti riesco a finirne uno sicuramente, e forse ce ne sta un altro!
E allora perchè la gente in quel lontano 2001 rimase a bocca aperta vedendo mangiare Takeru?!? Perchè nei minuti concessi, ne mangiò 50!
Come ha fatto Takeru secondo te?!? Non sbirciare sotto la soluzione… ops ora che te l’ho detto sicuramente lo farai.
In aula non te l’avrei detto subito :))

Il problem solving creativo

Takeru Kobayashi ha utilizzato una tecnica che nessuno aveva mai utilizzato… Già, perchè anche le soluzioni creative si nutrono di tecniche!

Prima mossa: inizia a mangiare prima i wurstel senza nessun contorno.
Proprio così! Perchè se ben ricordi la gara consiste nel mangiare hot dog, ma nessuna regola impone come farlo!

Seconda mossa: utilizza in modo creativo la caraffa d’acqua a disposizione. Inzuppa il pane nel liquido ottenendo così una poltiglia che, da che mondo è mondo, è molto più semplice da mangiare velocemente (il pane restava la cosa più difficile da mangiare).

Risultato 50 hot dog in 12 minuti, quasi 4 hot dog al minuto.

Il nostro Takeru è o non è pieno di Cazzimma? 

Cos’altro possiamo imparare da questa storia? Secondo me un insegnamento incredibile riguardo il problem solving: dato un problema dove sembra esserci solo una soluzione logica, per superare i limiti, battere la concorrenza, sfuggire dall’ovvio bisogna riuscire ad analizzare il problema da più punti di vista sfruttando quello che si ha a disposizione e vedere le cose che apparentemente sono un problema, come una risorsa.  

Imparare a sviluppare la capacità di problem solving

Nelle mie aule, all’interno dei percorsi di marketing, dedico sempre tempo riguardo il problem solving.

Ricordo un caso e il ricordo mi fa sorridere ogni volta.
Una barista di Bellaria alzò la mano ed esordì dicendo:

“Beh, ma allora io potrei proporre il caffè in ghiaccio nel mio bar!”

La cazzimma del caffè - Problema solving creativo

Un corsista presente in aula le disse:

“Ma per caso vorresti proporre la bevanda usata nel salento qui in Romagna? No, perchè è molto buona e sarei il tuo più fidato cliente”.

La barista tutta infuocata di un’improvvisa illuminazione rispose (più o meno, non ricordo le parole precise):

“Macchè, di più… faccio pagare un caffè 5€, ma anche 10€, perchè porto il mio cliente a bere il caffè nella ghiacciaia della macelleria a fianco.”

Ora le si può dire tutto a questa idea, giusto? 

Ma siamo sia in piena cazzimma, sia in un approccio assolutamente creativo in tema di problem solving: perché proporre aromi, miscele, cialde, disegnini sul cappuccino e farsi la guerra per 10, 20 o 30 centesimi? 

La mia corsista, metabolizzata la “tecnica di Takeru”, ha subito messo in pratica con un’idea certamente da “studiare”, ma che poi non è così campata per aria, vedi il fenomeno degli ice bar!

Problem solving e pensiero laterale nel marketing

Ti ho potuto dimostrare come qualcosa di apparentemente inafferrabile come un concetto, se veicolato da tecnica, può diventare concreto e spendibile.
In giro per il mondo ci sono tanti casi di “pensiero laterale”, per dirla con le parole del grande De Bono.

Di seguito degli esempi.

  • Nel Montana, un villaggio vicino ad un eliporto era ormai disabitato a causa dell’eccessivo rumore, le abitazioni vennero vendute a famiglie ed enti per sordomuti.
  • A New York ci sono pochi poliziotti. Il sindaco commenta: «Dovrebbero avere sei occhi!» Vengono creati dei Citizen Watch, ossia cittadini che vigilano e avvertono la polizia in caso di bisogno, sistema poi adottato in 20.000 comunità degli USA.
  • Una casa automobilistica giapponese sostiene costi di esportazione via nave troppo onerosi, per questo motivo le navi vengono allestite in modo da effettuare l’assemblaggio durante la traversata.
  • La società australiana che gestisce i telefoni pubblici è in crisi a causa del basso costo delle telefonate rispetto la loro elevata prolissità. Viene notevolmente appesantita la cornetta del telefono in modo da indurre telefonate più brevi.

La cazzimma romagnola: il problem solving della mia terra

La cazzimma poi non è una prerogativa solamente campana, anche qui in Romagna (sono di Cattolica) ne siamo un poco “dotati”.
Tutto si può dire della provincia di Rimini, zona costiera (come d’altronde tutto si può dire di ogni cosa) tranne che c’è un bel mare, d’estate, in Agosto.
Con i milioni di turisti che arrivano, come puoi immaginare, tutti quelli che sono i servizi essenziali si stressano fino a produrre problematiche ambientali importanti.
Lungo la costa non abbiamo nemmeno scorci paesaggistici eccelsi: non ci sono grotte, scogliere, di verde ce n’è veramente poco (bisogna arrivare a Pinarella di Cervia).
Ma abbiamo saputo trasformare in plus gli svantaggi elencati, ad esempio le motonavi: che le abbiano in gloria gli dei di Riccione!

Non potendo sfruttare l’acqua per i motivi suddetti, ci siamo “passati” sopra.
Negli anni 90 erano nella “to do list” di ogni singolo turista della riviera da Rimini a Cattolica; le sentivi al mattino “rastrellare” sui bagnanti in quell’inglese e tedesco possibilmente letto contemporaneamente dal megafono; e via su a vedere… cosa?!? Le piattaforme petrolifere a largo abbiamo, le alghe dopo gli scogli ci sono… Li portavi a vivere un’esperienza di socializzazione, fra pesce arrostito, liscio e tavernel… ehm, pardon, buon vino bianco.

Quando negli anni 50 e 60 i primi flussi degli stranieri d’oltralpe (tedeschi e austriaci) si affacciavano in Italia, scelsero i primi lidi veneti di Legnano e Jesolo, bypassarono la zona del Po e scesero fino al sud di Ravenna e arrivarono a Rimini. Chi glielo diceva di svalicare per andare in Liguria e Toscana? Bene, soprattutto in zona di Rimini, agli allora pescatori, conciatori di reti e comunque tutto l’indotto che lavorava con pesca ed agricoltura, nel vedersi arrivare i turisti, brillò l’idea di dar loro un servizio fondamentale: l’ospitalità.

E questo è la Romagna (soprattutto zona Rimini).

Ora però mi taccio perchè secondo me la fotografia migliore si può trovare in questo video:

Siamo arrivati al termine di questo post.
Spero di averti spiegato l’argomento Cazzimma in modo esauriente!

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